"VĂN PHÒNG" MỤC SƯ

Tổng kết tuần 6

Quý thầy cô thân mến!

Tuần này chúng ta đã thảo luận về Chương 6: Hành chính và văn phòng. Chủ đề này cũng là một lĩnh vực quan trọng trong chức vụ của người mục sư quản nhiệm một Hội Thánh. Tôi còn nhớ, vào năm 1998 tôi bắt đầu mở Hội Thánh mới tại San Diego, có một Hội Thánh người Mỹ cho mượn cơ sở làm nơi thờ phượng. Ngoài ra, vị Mục sư của Hội Thánh người Mỹ đó đã chuẩn bị một căn phòng và trao cho tôi làm văn phòng riêng. Thật ra, trước đó tôi đã từng hầu việc Chúa tại Việt Nam nhiều năm, nhưng có bao giờ biết đến cái gì là văn phòng riêng của mình. Vì thế, khi nhận được một văn phòng riêng, tôi vừa cảm kích nhưng cũng vừa bỡ ngỡ không biết phải bố trí, xếp đặt, và sử dụng văn phòng của mình thế nào. Tất nhiên, sau đó tôi cũng đã từng bước học hỏi nơi vị Mục sư người Mỹ đó rất nhiều trong công việc hành chính và văn phòng.

Theo lẽ thường tình, trong một xã hội như tại Hoa kỳ này thì người mục sư cần phải có một văn phòng riêng là điều rất bình thường. Bởi vì, đó là một cơ sở vật chất tối thiểu để một người mục sư có thể thực thi công tác quản tri Hội Thánh của mình, cũng giống như những nhà quản trị của những công ty bên ngoài đời thường. Tuy nhiên, vấn đề muốn nói ở đây không phải là cách mà người mục sư có biết cách bày trí văn phòng của mình sao cho lộng lẫy, xinh đẹp hay không, nhưng điều quan trọng khi nói đến cụm từ “hành chánh văn phòng” là chúng ta muốn nói đến kỹ năng quản trị của người mục sư. Nói cách khác là người mục sư có biết xếp đặt mọi việc thuộc lĩnh vực hành chính một cách logic và khoa học hay không. Bởi vì, nếu một người mục sư không biết cách xếp đặt công việc đúng thứ tự hợp lý thì sẽ khiến người ta nghi ngờ về khả năng quản trị của người mục sư đó.

Bài học của tuần này giúp chúng ta hiểu biết làm thế nào để xếp đặt công việc quản trị của người mục sư cách khoa học và hiệu quả liên hệ đến những vấn đề như: mục đích của văn phòng, cấu trúc của văn phòng, lưu trữ hồ sơ tại văn phòng, tiếp tân tại văn phòng, họp-bàn tại văn phòng, các công nghệ-máy móc tại văn phòng, và đạo đức trong hành chính văn phòng, cũng như những vấn đề khác có liên quan đến văn phòng. Tuy nhiên, những điều này thì chúng ta đã đọc sách giáo khoa, làm bài trắc nghiệm, và thảo luận trong lớp rồi, tôi không muốn ôn lại tại đây, nhưng vấn đề quan trọng mà tôi muốn nhấn mạnh không phải là văn phòng theo nghĩa đen, mà là một bộ óc biết cách tổ chức hành chính của một người mục sư thực thụ. Bởi vì, mục sư là một nhà quản trị đích thực, nên chúng ta phải biết cách tổ chức hành chính sao cho có khoa học hầu tận dụng và phát huy hiệu xuất cũng như kết quả cao nhất trong quỹ thời gian của người mục sư.

Chúng ta biết rằng, quỹ thời gian của bất cứ ai cũng giống nhau là 24/ngày, nhưng trên thực tế thì có nhiều người làm được nhiều việc hơn những người khác trong cùng một quỹ thời gian giống nhau. Vấn đề khác biệt là ở chỗ cách xếp đặt công của mỗi người, và đó là vấn đề mà chúng ta cần phải quan tâm. Trước đây, có một Mục sư trong vùng, ông là bạn học của tôi, lúc tôi bắt đầu học thì ông đang học Cao học còn tôi thì bắt đầu học Cử nhân, nhưng đến khi tốt nghiệp thì tôi và ông cùng tốt nghiệp chung tại khoa Cao học. Ông nói vui với tôi rằng, “mục sư có chạy lớp không mà đi mau quá vậy?” Ở đây tôi không muốn “khoe mình” nếu có thì “kheo mình trong Chúa” mà thôi, bởi vì nếu không có Chúa thì tôi chẳng làm được gì. Nói như thế để tôi muốn chia sẻ với quý thầy cô một vài nguyên tắc quan trọng trong việc quản lý thời gian của mình sao cho hiệu quả, đó là biết đặt mục tiêu rõ ràng, biết phân biệt những điều ưu tiên và cấp bách, biết tập trung và hoàn tất từng công việc một, và biết phân việc-ủy quyền cho những người cộng sự.

Trong những tuần trước chúng ta đã có nói đến chủ đề về lập mục tiêu cho Hội Thánh (toàn Hội Thánh thực hiện), gồm có mục tiêu dài hạn và ngắn hạn. Những vấn đề ở đây thì chúng ta nói đến mục tiêu của chính cá nhân người mục sư muốn thực hiện. Ví dụ, chúng ta muốn cải tổ ban thờ phượng của Hội Thánh trong thời gian hai năm tới, như vậy chúng ta phải viết xuống những điều cụ thể gì cần thay đổi? hình thức thay đổi như thế nào, tiến trình thay đổi ra sao? những bước chuẩn bị là gì? Có cần chia thành từng giai đoạn để thực hiện hay không? Nếu chúng ta không có một bảng trả lời chi tiết những câu hỏi này thì thời gian hai năm sẽ trôi qua mà chúng ta sẽ không được hiện được mục tiêu của mình. Phải biết rõ mục tiêu của mình và biết lên kế hoạch để thực hiện mục tiếu đó là điều sẽ giúp cho nhiều mục sư làm được nhiều việc hơn là những mục sư “chạy theo việc” mà không có một mục tiêu cụ thể nào để thực hiện.

Vấn đề thứ hai là biết nhận diện những vấn đề ưu tiên hoặc có tính cấp bách cần phải thực hiện. Tại sao vấn đề này lại quan trọng? Bởi vì, có những công việc đòi hỏi thời gian tính, nếu chúng ta bỏ lỡ thì hậu quả đôi lúc rất trầm trọng, nếu muốn làm lại sẽ tốn rất nhiều thời gian hoặc không thể sữa lại hậu quả của nó. Tôi có một kinh nghiệm về vấn đề này: Tôi còn nhớ vào năm đó, gia đình chúng tôi đi nghỉ hè tại Hawaii, nhưng trong thời gian đó thì đứa con trai của một người tín hữu trong Hội Thánh có ca mổ cột sống. Tôi lấy lý do là đang nghỉ hè nên chờ vài hôm trở về rồi đến thăm cũng được. Kết quả là người đó buồn vì cho rằng tôi không để vài phút để gọi điện hỏi thăm và cầu nguyện cho con của anh ta. Kết quả là gia đình đó rời khỏi Hội Thánh và đã đến sinh hoạt tại một Hội Thánh gần đó. Điều này rất quan trọng, có những việc mang tính cấp bách thì chúng ta phải dừng những việc khác lại để thực hiện nó ngay lập tức. Tôi không liệt kê ra đây từng việc một, nhưng quý thầy cô cần phải hiểu những vấn đề nào là cấp bánh trong chức vụ của mình.

Bên cạnh những việc cấp bách thì còn có những việc ưu tiên. Cũng như trong câu chuyện thật về việc tôi ra trường cùng với người mục sư bạn như đã nói ở trên. Tại sao tôi lại cố gắng để học như thế? Bởi vì, khi tôi nhận lời về quản nhiệm Hội Thánh tại nơi tôi đang phục vụ thì lúc đó tôi chỉ dựa vào kinh nghiệm hầu việc Chúa tại Việt Nam và tại Hội Thánh mà tôi mở tại San Diego như tôi đã nói, ngoài ra tôi không có một bằng cấp thần học nào hết. Vì vậy, nhiều người trong Hội Thánh bắt đầu có tiếng “thì thầm” rằng tôi không có bằng cấp. Từ đó tôi nhận ra việc học là điều ưu tiên mà tôi cần phải hoàn tất để mang lại lợi ích tốt nhất cho Hội Thánh-những người mà tôi phục vụ. Thế là, tôi đã bỏ qua những công việc “kém ưu tiên” hơn để tập trung vào hoàn tất việc học của mình. Tôi muốn khích lệ quý thầy cô phải biết nhận diện những vấn đề ưu tiên hàng đầu, ưu tiên thứ hai, thứ ba..., và từ đó giúp chúng ta biết sử dụng quỹ thời gian của mình sao cho hợp lý nhất.

Vấn đề thứ ba là biết tập trung để hoàn tất từng công việc một. Hay nói cách khác là tránh bỏ dỡ công việc mà không hoàn tất được một công việc nào cho trọn vẹn. Tôi còn nhớ, khi mới về quản nhiệm Hội Thánh thì có một công việc mà nhiều mục sư tiền nhiệm không thể giải quyết, đó là việc Hội Thánh được đứng tên bởi một tín hữu đã rời khỏi Hội Thánh, giờ đây Hội Thánh cần phải sang tên của người đó qua cho Hội Thánh (không phải một cá nhân khác). Sau khi tìm hiểu với thành phố, ngân hàng, và cá nhân người đó, thế là phát sinh rất nhiều vấn đề nan giải, nhiều người trong ban chấp hành đã có thái độ bàn ra. Nhưng tôi không bỏ cuộc mà quyết định phải hoàn thành công việc này. cuối cùng Chúa hướng dẫn một cách là phải có đủ số tiền đã vay của ngân hàng để trả hết số nợ đó, rồi sau đó tự động chuyển tên qua nhà thờ một cách hợp pháp. Nan đề tiếp theo là không thể tìm ra được số tiền quá lớn như thế trong một thời gian ngắn! Nhưng tôi vẫn kiên trì đi con đường đó, Chúa đã cảm động tôi dùng số tiền tiết kiệm của gia đình để dâng hiến cho công việc sang tên nhà thờ này. Kết quả là một cuộc “phấn hưng” đã xảy ra: Chúa cảm động lòng nhiều người “thầm lặng” trong Hội Thánh, nay họ đứng lên ủng hộ-dâng hiến, cho mượn, thế là trong vòng vài tuần lễ thì Hội Thánh đã có đủ số tiền để trả hết nợ cho ngân hàng. Đến lúc này thì người đứng tên không còn cách nào thoái thác mà phải hợp tác với Hội Thánh thực hiện việc chuyển đổi tên. Đây là một sự thật mà tôi muốn dùng để chứng minh rằng người mục sư cần có lập trường và kiên tâm hoàn tất một công việc “khó” nào đó và đừng bỏ cuộc vì nó khó.

Điều sau cùng là biết ủy quyền (trao trách nhiệm) cho những người cộng sự để thực hiện công việc. Chúng ta biết rằng, người mục sư cũng chỉ là con người như bao nhiêu người khác, ngoài công việc của Hội Thánh ra thì chúng ta cũng có nhu cầu lo gia đình, vợ-con, giải trí, thể thao...v.v. Vì thế, chúng ta không thể thực hiện được nhiều công việc nếu chỉ làm một mình. Và đó là lý do tại sao chúng ta đã thảo luận về cơ cấu của Hội Thánh trong những tuần trước. Cơ cấu tổ chức không phải là một hệ thống mặc định mà không có ích lợi. Một số Hội Thánh đặt ra rất nhiều ban ngành rồi đưa người vào các ban ngành đó với mục đích giư chân tín đồ hơn là đưa họ vào để làm việc. Chúng ta cần phải tránh quản trị này. Ngược lại, chúng ta phải tạo ra cơ cấu tổ chức không ngoài mục đích là đưa những người xứng hiệp vào công việc thích hợp. Một bài học quan trọng trong vấn đề này là lời khuyên của Giê-trô cha vợ của Môi-se. Hoặc là bài học của sứ đồ Phi-e-rơ yêu cầu lập ra ban chấp sự để giúp các sứ đồ trong việc cấp phát thức ăn. Tóm lại, người mục sự phải biết tìm và huấn luyện rồi trao việc -trao quyền cho những người đó thực hiện công việc phụ giúp chúng ta.

Về câu hỏi thảo luận của chúng ta trong tuần này là người mục sư hầu việc Chúa trọn thời gian thì nên để bao nhiêu giờ tại văn phòng của mình. Đa số quý thầy cô đều cho rằng người mục sư nên để thời gian từ 4-6 tiếng tại văn phòng. Tôi mong đợi xem có thầy cô nào trả lời rằng, người mục sư càng ở văn phòng càng ít thì càng tốt. Tại sao tôi lại nói như thế? Bởi vì, công việc quan trọng của người mục sư là tương tác với mọi người, trong đó có tín hữu và cộng đồng. Để làm được điều đó thì người mục sư phải đi ra khỏi văn phòng của mình để thăm viếng, để chứng đạo, để làm công tác xã hội hầu tạo nhịp cầu với các thân hữu trong cộng đồng. Ví dụ, một người mục sư hầu việc Chúa tình nguyện như cá nhân tôi thì không có thời gian để ở văn phòng, ngoài 8 tiếng mỗi ngày ở công sở ra thì những giờ còn lại (trừ giờ ngủ) thì phải sử dụng cho công việc Chúa: Cầu nguyện trong lúc lái xe, soạn bài giảng trong lúc làm việc, đọc bài của sinh viên trong giờ giải lao, thức khuya để viết bài tổng kết, dùng ngày nghỉ (tại sở làm) để đi thăm viếng, chứng đạo. Tất nhiên tôi cũng có dùng văn phòng của mình trong những công việc và thời gian có cần. Nói tóm lại, khi chúng ta biết áp dụng những nguyên tắc quan trọng này thì chúng ta sẽ có một “văn phòng” hiệu quả và năng suất cao cho công việc quản trị nhà Chúa của mình.